Jak zweryfikować najemcę przed podpisaniem umowy? 4 kroki

Często dostajemy pytanie: co zrobić, kiedy najemca nie chce się wyprowadzić?

Problem polega na tym, że kiedy dochodzi już do takiej sytuacji, nasze możliwości działania są ograniczone. Dlatego w najmie, podobnie jak w wielu innych dziedzinach, ogromne znaczenie ma profilaktyka.

Jednym z jej najważniejszych elementów jest staranna i konsekwentna weryfikacja najemcy przed podpisaniem umowy. Może ona zmniejszyć ryzyko zaległości, konfliktów, problemów z komunikacją czy sytuacji, w której po zakończeniu umowy lokal nie zostanie wydany.

W Rent Partner wypracowaliśmy czteroetapowy proces, który powstał na podstawie doświadczeń z obsługi ponad dwóch tysięcy najemców. Nie daje on stuprocentowej gwarancji, ale pomaga podejmować decyzje na podstawie kilku niezależnych źródeł informacji.

1. Rozmowa z kandydatem

Pierwszy etap zaczyna się już podczas prezentacji mieszkania. To moment, żeby poznać potrzeby kandydata i sprawdzić, czy informacje przekazywane podczas rozmowy są spójne.

Warto zapytać między innymi:

• dlaczego dana osoba szuka mieszkania,
• od kiedy chce się wprowadzić,
• kto dokładnie będzie mieszkał w lokalu,
• na jak długo szuka mieszkania,
• jak wygląda jej sytuacja zawodowa i źródło dochodu.

My określamy ten etap jako system „żółtych i czerwonych lampek”. Nie chodzi jednak o ocenianie człowieka po wyglądzie, pochodzeniu czy innych cechach osobistych. Decyzja powinna opierać się na obiektywnych zachowaniach i informacjach związanych z najmem, a te same zasady warto stosować wobec każdego kandydata.

Żółte lampki

Żółta lampka nie oznacza automatycznej odmowy. To sygnał, że warto zadać dodatkowe pytania albo dokładniej sprawdzić konkretny element.

Przykładami mogą być:

• prośba o rozłożenie kaucji na raty,
• prośba o niestandardowy sposób płatności bez jasnego uzasadnienia,
• duża presja na podpisanie umowy bez zapoznania się z jej warunkami,
• niespójne informacje dotyczące tego, kto będzie mieszkał w lokalu,
• unikanie odpowiedzi na pytania dotyczące dochodów lub dokumentów.

Pojedyncza żółta lampka może mieć zupełnie niewinne wyjaśnienie. Kilka niezależnych sygnałów występujących jednocześnie powinno jednak zwiększyć ostrożność.

Czerwone lampki

Czerwona lampka to sytuacja, w której nie jesteś w stanie potwierdzić podstawowych informacji potrzebnych do bezpiecznego zawarcia umowy albo kandydat oczekuje rozwiązania sprzecznego z Twoimi zasadami.

Może to być na przykład:

• oczekiwanie natychmiastowego wydania kluczy bez zakończenia weryfikacji,
• próba zawarcia umowy na osobę, która faktycznie nie będzie mieszkała w lokalu, bez jasnego i uzgodnionego modelu prawnego,
• odmowa przedstawienia wymaganych dokumentów,
• istotne sprzeczności pomiędzy deklaracjami a dokumentami.

Jeżeli kandydat nie rozumie języka umowy, rozwiązaniem nie musi być automatyczna odmowa. Ważne jest natomiast, żeby obie strony rzeczywiście rozumiały warunki najmu, na przykład dzięki profesjonalnemu tłumaczeniu lub dwujęzycznej wersji dokumentu.

2. Dochody i zdolność do płacenia

Drugi etap polega na potwierdzeniu źródła dochodu i ocenie, czy po opłaceniu mieszkania najemcy pozostaną środki na normalne życie.

W naszym procesie przyjmujemy orientacyjną zasadę, że dochód netto powinien wynosić około dwukrotności całkowitego miesięcznego kosztu najmu wraz z opłatami.

Dokument będzie zależał od sytuacji kandydata. Może to być między innymi:

• umowa o pracę,
• umowa zlecenie,
• dokument potwierdzający dochód z działalności gospodarczej,
• w przypadku studenta, poręczenie finansowe osoby posiadającej dochód.

Przy umowie o pracę warto upewnić się, że dokument jest rzeczywiście zawartą umową, a nie jedynie projektem lub ofertą zatrudnienia.

W przypadku działalności gospodarczej dobrze jest korzystać z dokumentów, które rzeczywiście pozwalają ocenić historyczny dochód. Jeżeli sytuacja jest trudniejsza do zweryfikowania, możesz zastosować dodatkowe zabezpieczenia, o ile są zgodne z umową i obowiązującymi przepisami.

3. Podstawowy ślad w internecie

Kiedy kandydat przeszedł rozmowę i potwierdził dochody, możesz sprawdzić publicznie dostępne informacje w internecie.

Nie chodzi o inwigilację. W praktyce może wystarczyć wpisanie imienia i nazwiska w wyszukiwarkę i sprawdzenie, czy pojawiają się informacje, które są bezpośrednio istotne dla wiarygodności danych przekazanych podczas procesu.

Ten etap warto prowadzić szczególnie ostrożnie. Nie wyciągaj wniosków na podstawie prywatnych poglądów, stylu życia, wyglądu czy innych cech niezwiązanych z wykonywaniem umowy najmu. Informacje znalezione w internecie mogą być nieaktualne, niepełne albo dotyczyć innej osoby.

Jeżeli coś budzi wątpliwości, potraktuj to raczej jako powód do zadania dodatkowego pytania niż automatyczny dowód przeciwko kandydatowi.

4. Bazy dłużników

Ostatnim etapem jest sprawdzenie zadłużenia za pomocą legalnie działającego narzędzia i zgodnie z wymaganiami danego systemu.

W Rent Partner korzystamy z aplikacji Simpl Rent, która wspiera proces weryfikacji kandydata w kilku źródłach.

Kiedy wprowadzaliśmy ten etap, byliśmy sceptyczni. Kandydaci byli już po rozmowie, sprawdzeniu dochodów i podstawowych informacji. W praktyce okazało się jednak, że właśnie ten etap potrafi ujawnić ryzyko, którego wcześniej nie było widać.

Wynik z bazy nie zawsze mówi, z czego dokładnie wynika problem. Dlatego ważne jest, żeby znać zasady używanego narzędzia i podejmować decyzję w oparciu o jasny, wcześniej ustalony standard.

Weryfikacja nie daje gwarancji

Nie istnieje proces, który wyeliminuje każde ryzyko.

Możesz zweryfikować dochody, dokumenty i historię kandydata, a mimo to w przyszłości jego sytuacja życiowa może się zmienić. Weryfikacja nie jest więc obietnicą bezproblemowego najmu.

Jej zadaniem jest zmniejszenie prawdopodobieństwa problemów i podejmowanie decyzji na podstawie informacji, a nie przypadku.

Najem nie jest jednorazową transakcją. To długotrwała relacja z drugim człowiekiem. Warto wejść w nią z otwartością, ale również z jasno określonymi zasadami bezpieczeństwa.

Podsumowanie: 4 kroki

1. Rozmowa: poznaj sytuację kandydata i sprawdź spójność informacji.
2. Dochody: potwierdź źródło zarobków i realną zdolność do ponoszenia wszystkich kosztów najmu.
3. Internet: sprawdź wyłącznie publiczne i istotne informacje, zachowując ostrożność w interpretacji.
4. Bazy dłużników: przeprowadź weryfikację zgodnie z zasadami wybranego, legalnego narzędzia.