Jest 10. dzień miesiąca, a przelewu od najemcy nie ma. Właściciel czeka jeden dzień, potem kolejny, licząc, że pieniądze zaraz wpłyną. Mija tydzień, potem miesiąc, a zaległość rośnie do kwoty, którą coraz trudniej odzyskać.
W praktyce problemem rzadko jest od początku zła wola najemcy. Znacznie częściej jest nim brak szybkiej reakcji właściciela i brak jasnych ustaleń zapisanych na piśmie.
Dlatego warto mieć prostą procedurę, którą uruchamiasz zawsze w ten sam sposób, bez emocji i bez czekania. Nazywam ją procedurą „dziesiąty, jedenasty, trzynasty”.
Procedura „dziesiąty, jedenasty, trzynasty”
- Dzień 10: przypomnienie i prośba o potwierdzenie płatności.
- Dzień 11: sprawdzenie wpływu na konto i rozmowa telefoniczna.
- Dzień 13: spotkanie i pisemne porozumienie o spłacie.
Przykład zakłada termin płatności 10. dnia miesiąca. Jeżeli w Twojej umowie jest inny termin, przesuń kolejne kroki odpowiednio.
Dzień 10: przypomnienie i prośba o potwierdzenie
Reaguj w dniu, w którym mija termin płatności. Wystarczy krótka, uprzejma wiadomość: przypomnienie, że czynsz był płatny dzisiaj, i prośba o przesłanie potwierdzenia przelewu.
To nie jest jeszcze wezwanie do zapłaty ani oskarżenie. Najemca mógł po prostu zapomnieć albo przelew mógł zostać zlecony późno. Ważne jest jednak, żeby od pierwszego dnia było jasne, że terminy płatności są dla Ciebie istotne i że je sprawdzasz.
Szybka i spokojna reakcja w pierwszym dniu często wystarcza, żeby sprawa w ogóle nie urosła.
Dzień 11: weryfikacja wpływu i rozmowa telefoniczna
Następnego dnia sprawdź, czy pieniądze rzeczywiście są na Twoim koncie. Zrzut ekranu z potwierdzeniem przelewu to za mało. Przelew może być zlecony z przyszłą datą, anulowany albo w ogóle nie wysłany.
Jeżeli wpłaty nadal nie ma, zadzwoń. Rozmowa telefoniczna pozwala szybciej zrozumieć sytuację niż wymiana wiadomości:
- czy to jednorazowe opóźnienie, czy najemca stracił źródło dochodu,
- kiedy realnie jest w stanie zapłacić,
- czy problem może dotyczyć także kolejnych miesięcy.
Jeżeli najemca nie odbiera telefonu, nie odpuszczaj. Wyślij wiadomość z prośbą o kontakt, spróbuj ponownie później i zanotuj, kiedy próbowałeś się skontaktować. Brak kontaktu przy braku płatności to sygnał, że trzeba działać jeszcze bardziej konsekwentnie.
Dzień 13: spotkanie i pisemne porozumienie
Jeżeli płatność nadal nie wpłynęła, około trzeciego dnia od terminu spotkaj się z najemcą i spiszcie porozumienie o spłacie zaległości. Ustne obietnice łatwo zapomnieć albo zinterpretować inaczej. Kartka podpisana przez obie strony porządkuje sytuację i jest dowodem, gdyby sprawa trafiła dalej.
W porozumieniu warto zapisać przede wszystkim:
- dokładną kwotę zaległości i za jaki okres powstała,
- konkretne daty i kwoty spłaty, np. w ratach,
- zobowiązanie do terminowego płacenia bieżącego czynszu niezależnie od spłaty zaległości,
- co się stanie, jeśli najemca nie dotrzyma ustaleń,
- datę i podpisy obu stron.
Najemca, który podpisuje takie porozumienie, potwierdza istnienie długu. To porządkuje sprawę zarówno dla Ciebie, jak i dla niego, bo obie strony wiedzą, na czym stoją.
Celem porozumienia nie jest ukaranie najemcy, tylko zamiana nieokreślonej obietnicy na konkretny plan z datami.
Dlaczego nie warto czekać na wypowiedzenie
Wielu właścicieli zakłada, że jeśli najemca nie płaci, po prostu wypowiedzą umowę. Problem w tym, że ustawa o ochronie praw lokatorów pozwala wypowiedzieć umowę z powodu zaległości dopiero wtedy, gdy dotyczą one co najmniej trzech pełnych okresów płatności. Do tego potrzebne jest wcześniejsze pisemne uprzedzenie najemcy o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczenie dodatkowego, miesięcznego terminu na zapłatę.
W praktyce oznacza to, że od pierwszej niezapłaconej raty do momentu, w którym umowa faktycznie się kończy, mogą minąć miesiące. Przez cały ten czas zaległość rośnie, a do niej dochodzą media i opłaty administracyjne.
Dlatego najwięcej możesz zrobić w pierwszych dniach, a nie po trzech miesiącach.
Co zrobić, gdy najemca nie dotrzymał porozumienia
Jeżeli najemca podpisał porozumienie, ale nie płaci w ustalonych terminach, nie zaczynaj negocjacji od nowa. To moment, żeby przejść do kroków formalnych:
- wyślij pisemne wezwanie do zapłaty, powołując się na podpisane porozumienie,
- zadbaj o formalne wymogi wypowiedzenia, czyli pisemne uprzedzenie i dodatkowy termin na zapłatę,
- rozważ zaproponowanie rozwiązania umowy za porozumieniem stron z konkretną datą wyprowadzki.
Polubowne zakończenie umowy często jest dla właściciela lepsze niż długi spór. Wygrana sprawa w sądzie nie gwarantuje odzyskania pieniędzy, jeśli najemca nie ma majątku ani dochodów, z których można je ściągnąć. Odzyskanie mieszkania i ograniczenie dalszych strat bywa ważniejsze niż walka o każdą złotówkę.
Na tym etapie warto skonsultować dokumenty z prawnikiem, szczególnie jeśli najemca nie chce się wyprowadzić.
Odbiór mieszkania i dokumentacja
Jeżeli najem kończy się z powodu zaległości, odbiór mieszkania zrób tak samo starannie jak przy zwykłej wyprowadzce, a nawet staranniej:
- sporządź protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez obie strony,
- zrób zdjęcia wszystkich pomieszczeń i wyposażenia,
- spisz stany wszystkich liczników,
- zapisz w protokole kwotę zaległości i sposób jej rozliczenia, np. z kaucji.
Zachowaj wszystkie dokumenty: umowę, porozumienie, wezwania, korespondencję i protokół. Jeżeli sprawa trafi do sądu, to one będą podstawą Twoich roszczeń.
Podsumowanie
- Reaguj w dniu terminu płatności, a nie po tygodniu.
- Sprawdzaj wpływ na konto, a nie zrzut ekranu.
- Zamieniaj obietnice na pisemne porozumienie z datami.
- Nie czekaj biernie na możliwość wypowiedzenia umowy.
- Dokumentuj wszystko, od pierwszej wiadomości po odbiór mieszkania.
Najlepszą ochroną przed zaległościami jest jednak dobra selekcja na początku. Zobacz: 4 kroki weryfikacji najemcy →